Как сделать корпоративную почту на своем домене

Опубликовано Дек 14, 2023

Корпоративная почта – это далеко не всегда продукт для крупных компаний (корпораций). Этот инструмент вполне будет актуален для малого и микробизнеса, а также для самозанятых и частных лиц. Основная суть – прямая ассоциация адреса почты с доменным именем, на котором работает сайт.

Ниже расскажем, в чём преимущества корпоративной почты, чем она отличается от обычной, где её взять и как настроить.

Что такое корпоративный адрес почты?

Содержание статьи:

Корпоративная почта – это сервис электронной почты, работающий с привязкой к вашему доменному имени. В свою очередь, домен – это уникальное символьное имя, которое обеспечивает читаемость и простоту ввода в адресной строке браузера, оно работает в роли более удобной и понятной ссылки на конкретный IP-адрес в сети (реальные IP-адреса состоят только из цифр, поэтому они нечитаемые и плохо запоминаются).

Вместо адреса общей почты, например, вида vash-nik@yandex.ru, vash-nik@gmail.com и т.п., вы получаете адрес вида user@ваш-сайт.ru

Для чего нужна корпоративная почта

С помощью брендированного адреса корпоративной почты можно решить сразу несколько задач:

Повышение узнаваемости. Адрес почты напрямую ассоциируется с доменом корпоративного сайта (сайта компании). Поэтому растёт уровень доверия со стороны пользователей и со стороны почтовых сервисов. Плюс, клиент по адресу сразу узнаёт, кто его беспокоит.
Ведение деловой переписки. Одно дело, когда вы общаетесь с общего адреса, а другое – отправляете письма с адреса компании. Этот подход больше соответствует особому статусу и подчёркивает уровень ответственности, помогает выдержать деловой стиль.
Максимальный контроль контактов. Представьте себе ситуацию, что сотрудник увольняется и забирает с собой свой личный адрес. Это значит, что прошлые клиенты будут продолжать писать ему по рабочим вопросам, его сложно будет убрать из списков во внутренней рассылке, вместе с аккаунтом почты могут быть полностью потеряны важные контакты: партнёров и клиентов. Работа через сервис корпоративной почты позволяет исключить все эти проблемы.
Выстраивание структуры компании. Адреса почтовых ящиков можно закреплять не только за конкретными сотрудниками, но и за целыми отделами или службами, за определёнными должностями (чтобы обеспечить максимальную преемственность) и т.п.
На корпоративную почту можно завязать систему авторизации. Во многих IT-системах при авторизации пользователей используется адрес email. В случае с корпоративными адресами все соответствующие внешние службы и инструменты будут под вашим полным контролем. Например, к таким инструментам можно отнести корпоративные сайты (CMS-системы), CRM-системы, BPM-системы и многое другое.
Сбор потерянных писем. Письма, которые отправляются на несуществующие почтовые ящики общих сервисов, всегда возвращаются отправителям. Но другое дело, когда клиент пытается отправить своё обращение, например, на адрес сотрудника, который давно уволился. В этом случае можно настроить доменную почту так, чтобы потерянные отправления собирались отдельно и их содержимое обязательно было просмотрено (то есть получено не уволенным сотрудником, а, например, администратором или руководителем отдела маркетинга).
Подключение сервисов массовых email-рассылок. Не стоит путать деловую переписку (и рассылку по коллегам) с массовыми рассылками. Последние являются чисто маркетинговым инструментом. Рекламные сообщения – это отдельный подход, отдельная клиентская база и ряд специфических технических решений (триггеры, персонализация, сегментирование, аналитика и т.п.). Тем не менее, без корпоративной почты запустить качественные email-рассылки никак не получится. Письма с большой вероятностью будут попадать в спам. Таково требование большинства популярных почтовых служб.
Повышение лимитов по отправке. У сервисов общей почты всегда серьёзные ограничения. В определённый момент они могут начать мешать повышенной деловой активности. Даже если вы используете готовые сервисы для обслуживания корпоративной почты, то здесь лимиты всегда заметно больше. А если почта работает на вашем собственном сервере, то лимиты вообще будут зависеть только от производительности используемого оборудования и ни от чего более.

Чем отличается корпоративная почта от обычной

Чисто технически разница между обычной общей почтой и почтой, работающей на вашем домене, практически не видна.

И та, и другая почта работают с применением одних и тех же технологий, по одним и тем же протоколам. Более того, многие сервисы общей почты предоставляют свои услуги для обслуживания почты на вашем домене. Как итог, почтовые сервисы используют одни и те же технические решения, одинаково защищаются от спама, работают в одних и тех же интерфейсах.

Тем не менее разница между решениями есть, и в определённых аспектах она может быть существенной.

Для полного сравнения покажем все плюсы и минусы отдельно корпоративной почты и отдельно общих почтовых сервисов.

Преимущества и недостатки корпоративной почты

Плюсы по сравнению с обычной почтой:

Домен, на котором работает почта, принадлежит компании (юрлицу или физлицу, которое владеет бизнесом). Компания может управлять доменом так, как ей хочется.
Вы можете выбрать тот домен, который посчитаете нужным (можно зарегистрировать новый домен и управлять любыми аспектами брендирования).
Корпоративная почта позволяет решить массу бизнес-задач (массовые/рекламные рассылки, распределение доступа, хранение файлов, внутренняя переписка, переписка с партнёрами и клиентами, и т.п.).
В любой момент данные можно перенести из одного облачного сервиса в любой другой или вообще забрать на управление к себе (на свой хостинг) вместе с адресом. В случае с общим сервисом почтовый адрес вам не принадлежит.
Повышенные или полностью отсутствующие технические лимиты.
Возможность полного контроля над данными. Юридически корпоративная почта принадлежит компании, поэтому отдельные пользователи не могут забрать себе свой аккаунт или заблокировать доступ к нему для владельцев/администраторов. Здесь нет тайны личной переписки, но вполне действует коммерческая тайна. Доступ к корпоративной почте на своём хостинге вообще невозможно никак заблокировать (например, почтовый сервер может физически располагаться у вас в офисе/в вашей серверной).

Минусы (по сравнению с обычной почтой):

Домен, на базе которого работает почта, нужно регистрировать и продлевать. Это всегда платная услуга.
Сам сервис корпоративной почты, где бы он ни работал (на своём хостинге, в готовой облачной инфраструктуре или на выделенном сервере), требует финансовых вложений – либо на оплату подписок, либо на аренду вычислительных ресурсов.
В случае с готовыми облачными сервисами данные почты вами контролируются не сильно (вы также, как и в случае с общим облачным сервисом, зависите от инфраструктуры и условий провайдера).
Нужны технические знания и навыки, чтобы правильно настроить и запустить почту на своём домене (правка ресурсных записей, добавление опций безопасности и т.п.).
По аналогии требуют профильных знаний и другие интеграции – с различными бизнес-инструментами (SMTP-рассылки из CMS, рассылки из CRM-систем и т.п.).
Полный контроль данных не исключает их кражу или разглашение. Все меры защиты в большинстве случаев в вашей сфере ответственности.
То, что невозможно заблокировать доступ к переписке, не значит, что невозможно заблокировать вас, как отправителя. Наоборот, чтобы заработать достаточный авторитет и доверие со стороны систем спам-защиты, корпоративный адрес нужно правильно прогревать. И вообще, маркетинговые рассылки – это целая наука.

Преимущества и недостатки обычных почтовых служб

Плюсы по сравнению с корпоративной почтой:

Почти всегда общая почта бесплатная (по крайне мере набор базовых услуг точно).
В комплекте с адресом почты вы получаете доступ к набору других продуктов и сервисов (так как за работой общей почты обычно стоит крупная IT-корпорация).
Всегда предоставляется готовый web-интерфейс для чтения и отправки электронных писем. Следить за его обслуживанием (обновлением, установкой, апгрейдом и т.п.) не нужно. Всё это в сфере ответственности провайдера.
Вместо web-интерфейса можно использовать любые почтовые программы и клиенты (в соответствии с личными предпочтениями).
Провайдер почтовой службы предоставляет качественный встроенный механизм защиты от спама (оплачивать его дополнительно или обслуживать не нужно).

Минусы по сравнению с корпоративной почтой

Нельзя выбрать свой домен (существуют общие почтовые службы, позволяющие добавить свой домен, но такая услуга будет всегда платной).
Адрес вам не принадлежит. Почту могут заблокировать в любой момент. Не обязательно из-за нарушения правил рассылки email, вы можете нарушить условия в любом из связанных с аккаунтом продуктов, сама компания может разориться, отказаться от предоставления услуг web-почты и т.п. Маловероятно, но не исключено.
Переписка фактически хранится в облаке, которое вам не принадлежит и никак не контролируется.
Общая почта не подходит для массовых рассылок (в первую очередь из-за жёстких технических лимитов, а во вторую – из-за того, что популярные почтовые службы будут автоматически блокировать рассылки, не имеющие привязки к корпоративному домену).
Короткие имена почтовых аккаунтов уже все заняты. Поэтому общий адрес всегда получается длинным и незапоминающимся.
На базе общих почтовых служб невозможно выстроить качественную внутреннюю иерархию (не подходит для крупных компаний со сложной структурой отделов и служб). Здесь нет системы распределения прав доступа, нет контроля со стороны администратора и т.п.

Где лучше всего сделать (создать) корпоративную почту?

На текущий момент клиентам из РФ доступны следующие варианты реализации корпоративной почты (почты на своём домене):

Облачная услуга от Яндекса (в среде «Яндекс 360 для бизнеса»)
Облачная услуга от VK (VK WorkMail входит в пакет услуг VK WorkSpase, бывший «Mail.ru для бизнеса»).
Аренда отдельных услуг общего хостинга (почтовый клиент будет поставляться вместе с хостинг панелью или работать в отдельном web-интерфейсе).
Настройка собственного виртуального или выделенного сервера (на базе набора профильного программного обеспечения – с открытым исходным кодом или на базе проприетарных почтовых программ/систем защиты от спама).

Ранее на рынке было представлено значительно большее количество решений. Например, были доступны продукты от таких гигантов, как Microsoft (в пакете Microsoft 365, ранее Office 365), Google (с пакетом Google Workspace, ранее Google Suite), ZOHO (в виде отдельного сервиса или в пакете Zoho One) и т.п. Сейчас зарубежные облачные сервисы из РФ оплатить невозможно. Поэтому рассматривать их ниже мы не будем.

Конечно, готовая облачная инфраструктура в формате «под ключ» наиболее интересна для малого и даже среднего бизнеса. Иногда и крупные корпоративные клиенты используют этот формат. Поэтому начнём с описания плюсов и минусов наиболее популярных российских облачных почтовых служб.

Корпоративная почта для бизнеса от Яндекса

«Яндекс 360 для бизнеса» – это комплексное предложение web-инструментов и сервисов от крупнейшей IT-компании в РФ, включает в себя онлайн-редакторы документов (на базе решения Р7-Офис), облачный диск, онлайн-календарь, корпоративный мессенджер (с возможностью настройки чат-ботов), видеоконференции (Телемост), отдельный инструмент для проведения массовых рассылок и модифицированную версию брендированного браузера.

Ранее для работы с корпоративной почтой существовал бесплатный тариф, но сейчас его вывели из ассортимента (конкурент на рынке всё равно остался только один). Вместе с доменной почтой предоставляется услуга DNS-хостинга, на базе которой вы сможете управлять любыми ресурсными записями своего домена (при условии полной переадресации/делегирования на Яндекс).

Микробизнес (самозанятые и индивидуальные предприниматели) может воспользоваться расширенной версией почты Яндекс 360 для физлиц. Здесь недоступны массовые рассылки и многие бизнес-инструменты, но можно настроить недорогую работу на своём домене (в этом случае домен нужно регистрировать только новый, существующий привязать нельзя, запустить на таком домене личный сайт не получится).

Преимущества корпоративной почты от Яндекса:

Надёжная инфраструктура и качественный спам-фильтр.
Удобный web-интерфейс и готовые мобильные приложения.
Подробная документация и официальная техподдержка на русском.
Возможность построения сложной структуры организации (группы и подразделения), общие рассылки сразу по всем сотрудникам.
Сбор потерянных писем.
Оплата в рублях и возможность получения закрывающих документов для юрлиц.
Тарифы рассчитываются строго по количеству необходимых рабочих мест (не нужно покупать пакеты).
Никакой рекламы в интерфейсе.
Расширенный архив писем, можно в том числе восстанавливать отправления, удалённые сотрудниками (по ошибке или по злому умыслу).
Неограниченный размер ящика (работает независимо от облачного диска).

Недостатки:

Нет бесплатной версии (хотя раньше была).
Тарифы разделены по функционалу.
Во всех тарифах жёстко лимитируются объёмы писем для массовых рассылок (при наличии большой базы подписчиков всё равно потребуется аренда внешнего email-сервиса).
Вы привязываетесь к инфраструктуре Яндекса.
Компания-клиент обязана выполнять все требования, обозначенные в условиях сервиса.

Стоимость (тарифы):

«Базовый» – 249 руб./мес. за пользователя, по 100 Гб на Диске для каждого сотрудника, до 1500 писем к рассылке (с рядом специфических требований), недоступен расширенный архив писем и некоторые другие функции.
«Оптимальный» – 469 руб./мес. за пользователя, по 1 Тб на Диске, 50 000 писем для рассылок, защищённый архив, бот-платформа и т.п.
«Расширенный» – 1399 руб./мес. за пользователя, по 3 Тб на Диске, 100 000 писем.

Бизнес-почта VK WorkMail (ex. Mail.ru)

Ранее корпоративная почта работала под брендом Mail.ru, но после изменений в политике холдинга поменялся и подход к брендированию. В реальности же сервис продолжает работать на мощностях Mail.ru и даже настройки во многих местах остались прежними.

В отличие от основного конкурента, VK WorkMail пока ещё имеет полностью бесплатный тариф, что не может не радовать потенциальных пользователей. Однако, за бесплатность придётся расплачиваться просмотром рекламы в web-интерфейсе почты и в мобильном приложении.

WorkMail (рабочая почта) может использоваться самостоятельно или в комплекте с дополнительными решениями: облачное хранилище (VK WorkDisk, тоже с онлайн-редакторами на базе Р7-Офис) и корпоративный мессенджер (VK Teams). Общее название среды для работы команд (пакета приложений) – VK WorkSpase.

Преимущества корпоративной почты от VK:

Не менее надёжная инфраструктура и тоже своё решение для борьбы со спамом (как и у Яндекса).
Готовые мобильные приложений и удобный web-интерфейс.
Полностью бесплатная версия для тестирования и даже для полноценной работы небольших предприятий.
Документация и техподдержка на русском.
Можно арендовать отдельно корпоративную почту или сразу целый пакет программных решений для бизнеса.
Видео- и аудиозвонки, которые можно запускать непосредственно в Почте или в Календаре.
Есть специальное решение для крупных корпораций, которое можно развернуть на собственном оборудовании (в контролируемом контуре).
Скидки при оплате сразу за год.
Объём почтовых ящиков никак не ограничивается.
Есть общие ящики и функционал для восстановления удалённых.
Можно выстроить сложную структуру отделов и должностей.
Оплата в рублях со всеми необходимыми закрывающими документами.

Недостатки:

Подписку можно приобрести только пакетами (вы будете платить за себя и за фактически неиспользуемые учётки).
Разместить почтовый сервис на своём оборудовании смогут только крупные клиенты (стоимость обсуждается индивидуально). Поэтому получается, что большинство всё равно привязывается к инфраструктуре VK WorkSpace.
Ранее у Mail.ru были встроенные рекламные рассылки Sendbox. Сейчас функционал недоступен.
Интеграция по API только в максимальном тарифе (для крупных корпоративных клиентов).
Ранее предоставлялось бесплатное доменное имя третьего уровня (поддомен bizml.ru), но сейчас регистрация производится только со своим доменом.

Стоимость (тарифы):

Бесплатный тариф – не более 300 пользователей, предполагает показ рекламы, недоступна техподдержка и некоторые функции.

Платные пакеты:

Отдельно VK WorkMail («Расширенная почта») – от 1115 руб./мес. за 10 пользователей. Есть пакеты на 30, 100 и 300 пользователей. Всё, что выше, согласовывается индивидуально. Дополнительно можно подключить другие бизнес-сервисы. Почти во всех дополнительных сервисах есть базовая бесплатная версия.
«Всё включено» – от 1199 руб./месяц за 10 пользователей. Есть пакеты на 30, 100 и 300 пользователей. Каждому пользователю выделяется диск на 100 Гб, доступны все дополнительные бизнес-сервисы в максимальной редакции (облачный диск VK WorkDisk и VK Teams).

Почта на своём домене на базе общего хостинга

Необязательно подключаться к крупным облачным провайдерам. Никто не запрещает организовать вам работу своей корпоративной почты через любой удобный сервер. Главное позаботиться о безопасности и правильно настроить домен.

Многие общие хостинги предлагают обслуживание почты на вашем домене совершенно бесплатно, в комплекте с любой другой услугой, например, вместе с хостингом для сайта, либо совсем недорого, если нужна только почта.

Такая корпоративная почта будет работать фактически под вашим полным контролем. Вам предоставят полноценный web-интерфейс на базе популярных хостинговых решений, таких как RoundCube, Mailpile, AfterLogic и т.п., или на базе собственных решений хостера (если есть), при желании можно настроить сбор почты через любые внешние почтовые клиенты (Outlook, The Bat и т.п.).

Из минусов будет только то, что провайдеры общего хостинга выставляют строгие лимиты на отправку писем в день или в час (чтобы бороться со спамом).

Ниже несколько примеров организации почты на своём домене через shared-хостеров.

Hostgator – лучший зарубежный хостер → обзор

Компания работает с 2002 года, в качестве хостинг-панели использует cPanel. Может похвастаться высокой доступностью и надёжностью, а также адекватными ценами. В ассортименте есть безлимитные тарифы и ряд услуг для бизнеса (касаются в основном западного рынка и рынка США).

Почта будет работать на базе популярного решения RoundCube (поставляется по умолчанию вместе с cPanel, имеет удобный web-интерфейс и ничем не уступает продуктам от крупных облачных провайдеров).
Обеспечивает удобное управление учётными записями.
Имеет свою систему защиты от спама (SpamAssassin).
Поддерживает POP3, SMTP и IMAP.
Позволяет настроить автоответчики, псевдонимы, переадресацию и т.п.
Количество своих списков рассылки – до 25 шт.
Услуга доступна в комплекте с любым тарифом хостинга для сайта.

Тарифы:

Shared-хостинг – от 3,75 $/месяц (в минимальном тарифе 10 Гб на диске, домен в подарок на год, можно разместить 1 сайт).
Бизнес-хостинг – от 6,25 $/месяц (любое количество сайтов и безлимитный диск, выделенный IP-адрес).
VPS-серверы – от 23,95 $/месяц.
Выделенные серверы – от 89,98 $/месяц.

Вместо бесплатного тестирования манибэк в течение 30 дней с момента внесения оплаты.

AdminVPS – отличный российский хостер → обзор

Компания российская, но арендует вычислительные мощности не только в РФ. Через AdminVPS можно купить хостинг в Европе и в странах СНГ. Российский ЦОД может похвастаться бесплатной базовой защитой от DDoS-атак. Все серверы работают на быстрых NVMe-дисках.

В качестве web-клиента используется RoundCube. Хостинг-панель – ISPManager.
Есть встроенные решения для защиты от спама (SpamAssassin), для проверки вложений на вирусы и серые списки (Greylisting).
Всё на русском, включая техподдержку и документацию.
Оплата в рублях.
Почта доступна в любом тарифе общего хостинга или с предустановленной хостинг-панелью (на VPS/выделенных серверах).
Максимальное количество писем к отправке – до 200 email/час.
Количество почтовых доменов зависит от тарифа хостинга (для shared-тарифов – от 2 до 50, для VPS и выделенных серверов – без ограничений).
Почтовых ящиков внутри одного домена может быть сколько угодно.
При оплате на год – домен в подарок.

Тарифы:

Есть бесплатное тестирование в течение 7 дней (для ИП и юрлиц).
Общий хостинг в РФ – от 95 руб./месяц (в минимальном тарифе 5 Гб на диске, до 2 сайтов).
Shared-тарифы с размещением в Европе – от 79 руб./месяц.
VPS – от 179 руб./месяц в России и от 449 руб./месяц в Европе.
Выделенные серверы – от 7000 руб./месяц.

Свой почтовый сервер

Если вас не устраивают ограничения общих хостингов по размеру диска или по количеству писем к отправке, если вам нужно надёжное и полностью управляемое решение, то всегда можно пойти более сложным путём: арендовать виртуальный или выделенный сервер (можно даже облачный кластер, при необходимости) и настроить на нём своё окружение для работы с почтой.

Сейчас читают

Как создать продающий сайт: инструкция для новичков

Стоимость создания сайта и интернет-магазина

Нужно понимать, что настройка своего сервера – это наиболее сложный и дорогостоящий путь, даже если вы будете использовать бесплатные программные решения с открытым исходным кодом.

Вам самостоятельно придётся заботиться о бэкапах, о защите от спама, о проверке вложений на вирусы, о репутации отправителя (для IP-адреса, соответственно IP-адрес нужен выделенный) и о многих других аспектах.

А чем выше нагрузка, тем выше ответственность и больше плата за ресурсы.

Как итог, вам может понадобиться целый штат для обслуживания своего почтового сервера.

В качестве готовых решений могут подойти:

Postfix – один из самых популярных почтовых серверов.
RoundCube – ПО с открытым кодом, устанавливается в паре со многими хостинг-панелями.
Rainloop – неплохой аналог RoundCube, но не имеет встроенного почтового сервера, это только web-клиент для работы с письмами.
Zimbra – имеет бесплатную open-source версию и коммерческие редакции для бизнеса (Zimbra Collaboration Suite).
iRedMail – комплексное и хорошо расширяемое решение для организации своих почтовых серверов, полностью бесплатное.
МойОфис Почта 2 – российская разработка для крупного корпоративного сегмента, работает на микросервисной архитектуре и позволяет фактически запустить собственный почтовый сервис, ничем не уступающий по возможностям Gmail или Mail.ru. Распространяется платно.

Как создать и настроить свою корпоративную почту

Общий алгоритм создания почты на своём домене будет выглядеть следующим образом:

Регистрация домена.
Аренда готового почтового сервиса или аренда хостинга с его настройкой.
Направление MX-записи на адрес почтового сервера.
Настройка ресурсных записей, отвечающих за безопасность (SPF, DKIM, DMARC).
Создание почтовых ящиков.
Проверка работы почты.
При необходимости другие настройки и интеграции.

Рассмотрим алгоритм настройки с привязкой к более конкретным примерам.

Создание и настройка корпоративной почты на базе VK WorkMail

Шаг 1. Регистрация домена

Домен можно регистрировать напрямую у официальных регистраторов, таких как Reg.ru, а можно воспользоваться услугами их партнёров. В роли таких посредников часто выступают хостинги. Например, у провайдеров, которых мы упоминали выше, есть подарочные домены: HostGator, AdminVPS.

Шаг 2. Создание аккаунта в VK WorkMail

Почти все облачные сервисы корпоративной почты требуют привязки к учётной записи обычного пользователя. Поэтому сначала вам нужно зарегистрироваться в Mail.ru или в социальной сети ВК. Если учётная запись уже есть, то нужно просто авторизоваться.

Шаг 3. Подключение домена

Система предложит назвать проект и согласиться с условиями. Название проекта – это имя вашего домена.

После ввода доменного имени сервис предложить несколько вариантов подтверждения:

Полный DNS-перенос (вам нужно будет прописать NS1 и NS2 серверы, которые будут переадресовывать все DNS-запросы на серверы Mail.ru/VK, например, name-серверы могут выглядеть так – «vash-gorod.ens.mail.ru.», точка в конце обязательна, записи могут отличаться, система предложит вам конкретные варианты).
DNS-проверка (удобна для случаев, когда у вас нет сайта, но оригинальным DNS-хостингом от Mail.ru вы пользоваться не хотите, например, если вам нужна исключительно услуга корпоративной почты, проверка организуется с помощью отдельной TXT-записи для домена).
С помощью мета-тега (способ работает только при наличии работающего сайта, предложенный тег нужно добавить на уровне HTML-кода внутри HEAD-секции – как минимум на главной странице).
С помощью отдельного HTML-файла (тоже актуально только при наличии работающего сайта, специальный HTML-файл загружается в корневую директорию сайта на хостинге, способ не подходит, если сайт создан в сервисе онлайн-конструктора).

Наиболее удобный способ – полный DNS-перенос, так как в этом случае сервис VK WorkMail сможет автоматически добавить недостающие ресурсные записи: MX, DKIM, SPF. Операция выполняется буквально одним нажатием кнопки «Установить записи». Поэтому часть последующих шагов можно будет пропустить.

DNS-записи нужно редактировать в панели управления регистратора или в панели управления вашего текущего DNS-хостинга (если такой используется вместо решения регистратора).

Важно! Если вы полностью делегируете домен на серверы Mail.ru, то вашим новым DNS-хостингом будет выступать Mail.ru. Это нужно учитывать при последующих шагах, например, при настройке переадресации на сайт и т.п.

Процедура актуализации данных в DNS-системе может занимать несколько часов (реже – до суток). Так что наберитесь терпения.

Шаг 4. Назначение администратора

Когда домен делегирован или подтверждён, сервис предложит вам выбрать актуального администратора проекта. В качестве последнего может выступать только аккаунт обычного пользователя.

Если у вас только один аккаунт, то просто откроется интерфейс администратора.

Шаг 5. Настройка MX-записи

Опция понадобится в случае, когда вы не стали делегировать домен на Mail.ru.

Для настройки понадобиться добавить новую MX-запись или отредактировать имеющуюся.

MX-записей может быть несколько, но первой будет срабатывать та, что имеет наивысший приоритет. Поэтому, если вы не хотите конфликтов, удалите все ненужные MX-строки и правильно расставьте приоритеты.

MX-запись для использования почтовых серверов Mail.ru выглядит следующим образом:

Поддомен – @
Значение поля – emx.mail.ru. (с точкой в конце)
Приоритет – 10 (это значение по умолчанию, можно изменить на своё усмотрение)

Обновление MX-записей внутри DNS-системы может занять несколько часов.

Шаг 6. Настройка SPF-записи

SPF-запись нужна для того, чтобы сообщить список адресов доверенных отправителей. SPF-запись может быть только одна, поэтому если вы используете несколько адресов для отправки, их все нужно правильно перечислить внутри одной строки. Например, дефолтная строка, если будут работать только серверы Mail.ru, выглядит так:

Тип записи: TXT
Домен: @
Значение: v=spf1 redirect=_spf.mail.ru

Если письма дополнительно отправляются с вашего SMTP-сервера, то значение строки будет примерно таким:

v=spf1 ip4:111.222.333.444 a mx include:_spf.mail.ru ~all

Здесь 111.222.333.444 нужно заменить на актуальный IP-адрес вашего SMTP-сервера.

Шаг 7. Настройка DKIM-подписи

DKIM – это своеобразный аналог цифровой подписи. Почтовый клиент по этой подписи может верифицировать отправителя. Если подпись невалидна, то письмо автоматически отправится в спам.

Пример DKIM-подписи для VK WorkMail:

Тип записи: TXT
Домен: mailru._domainkey
Значение: v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDR64c/…

Сам ключ, который следует после «p=…», формируется для каждого домена индивидуально.

DKIM-подписей может быть несколько – для каждого отправителя.

Шаг 8. Создание почтовых ящиков

Предварительно можно настроить структуру компании и другие параметры почты. У каждого отдела / подразделения может быть свой собственный общий email-адрес (для проведения внутренних рассылок).

При создании пользователей нужно задать:

Имя.
Фамилию.
Логин (корпоративный адрес почты, на базе вашего домена).
Пароль (по умолчанию пароли генерируются автоматически).

Данные нового пользователя можно отправить на личную почту, Адрес может обслуживаться в любом почтовом сервисе, не только внутри mail.ru.

Для ускорения работы есть возможность импортировать данные новых пользователей в табличном формате (через загрузку CSV-файл).

Готово!

Теперь пользователи могут авторизоваться в бизнес-почте и работать со своих новых аккаунтов.

Администратор может:

Изменять пароли и включать обязательную двухфакторную авторизацию для всех или конкретных пользователей.
Блокировать отдельные аккаунты и отслеживать их активность.
Входить от имени пользователя (не во всех тарифах).
Добавлять аккаунты в группы и определять им синонимы.

Особенности создания корпоративной почты на базе хостинга

Алгоритм создания (получения) корпоративного адреса во многом похож на шаги для облачных сервисов:

Шаг 1. Регистрация домена.
Шаг 2. Аренда хостинга (аренда отдельной услуги с почтой на своём домене).
Шаг 3. Перенаправление домена на сервер (полное делегирование или только настройка MX-записей).
Шаг 4. Настройка DKIM и SPF-записей в хостинг-панели для привязанного домена.
Шаг 4. Активация корпоративной почты (добавление нового почтового домена, если речь об ISP Manager).
Шаг 5. Настройка опций корпоративной почты (активация защиты от спама, защиты от вирусов и т.п., изменение/выбор IP-адреса сервера и т.п.).
Шаг 6. Создание почтовых ящиков (пользователей почты).

DKIM-подпись обычно генерируется автоматически внутри хостинг-панели. Но если у вас нет такой опции, то сгенерировать подпись можно на сайте DKIM Core Tools или в аналогичных сервисах (от вас потребуется только указать свой домен).

В качестве доверенного адреса отправителя внутри SPF логично прописать IP-адрес сервера, с которого будут отправляться email по SMTP-протоколу.

Например:

v=spf1 ip4:111.222.333.444

Как реализовать интеграцию корпоративной почты и сервиса email-рассылок

Как можно было заметить, многие хостинг-провайдеры и даже облачные сервисы корпоративной почты строго лимитируют массовые рассылки email со своих серверов. Но именно корпоративная почта лучше всего подходит для брендирования email-рекламы, а также для некоторых других видов маркетинговых коммуникаций (информационные бюллетени, email-информирование, уведомления, триггерные рассылки и т.п.). Выход – подключение специального сервиса рассылки или аренда выделенного почтового сервера. Готовые сервисы выходят выгоднее по ряду параметров: они дешевле и имеют всё необходимое в комплекте (шаблоны, конструктор, клиентская база, сегментирование, инструменты для автоматической отписки, аналитика, формы для сбора подписчиков и т.п.). Не стоит забывать о прилагающейся техподдержке.

В качестве примера рассмотрим алгоритм интеграции с RuSender (отличный российский сервис, имеет бесплатный тариф для комфортного старта, в комбинированной подписке можно получить доступ сразу к 3 дополнительным бизнес-конструктора и CRM-системе).

Сначала создаёте / настраиваете корпоративную почту (подробные инструкции выше).
Создаёте отдельный адрес (желательно несколько, каждый под свою тематику/задачу), с которого будут производиться рассылки.
Регистрируете аккаунт в RuSender и при необходимости оплачиваете тариф.
Добавляете новый домен в настройках («Настройки –> Домены –> Добавить домен»).
Система сформирует ресурсные записи, которые нужно будет добавить для подтверждения домена:
- DKIM (пример, хост: «mdmdmail._domainkey.VASH-SITE.ru», значение: «v=DKIM1;k=rsa;p=MIIBIjANBgkqhkiG9w0BAQEFAAOCAQ8AMIIBCgKCAQEAmBY…»)
- DMARC (пример, хост: «_dmarc.VASH-SITE.ru», значение: «v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@mx1.rusender-mail.ru»).
- SPF (пример, хост: «VASH-SITE.ru», значение: «v=spf1 a mx ptr include:mx1.rusender-mail.ru ~all»).
Ресурсные записи нужно вносить в панели управления вашего текущего DNS-хостинга. Например, это может быть панель регистратора или панель управления сервиса корпоративной почты (в случае полного делегирования домена на его серверы).
Когда домен подтверждён, нужно добавить и подтвердить email-адрес отправителей (это те аккаунты, которые вы создали на 2 шаге, подтверждение производится за счёт перехода по ссылке, отправленной на указанные email-адреса, всё по классике).
Готово.

Теперь вы можете отправлять рекламные письма со своего корпоративного адреса.

Выводы

С одной стороны, в описанной нами инструкции много технических данных и из-за этого процедура создания корпоративной почты (почты на своём домене) может показаться сложной.

Но на деле всё не так страшно. Почти все профильные сервисы дополнительно дают свои варианты инструкций и сопровождают действия пользователей интерактивными подсказками. Если сервис коммерческий, всегда можно обратиться к специалистам техподдержки – они обязательно помогут, если у вас вдруг что-то не получилось сделать своими руками.

В любом случае, стоит постараться довести дело до конца. Ведь корпоративная почта – это не просто красивый почтовый адрес в рекламных рассылках, это может быть ещё и удобная IT-инфраструктура для бизнеса: единое поле для коммуникаций внутри компании, деловая переписка с клиентами и партнёрами, разграничение доступа, онлайн-офис, файловое хранилище и т.п.

Автор: Дмитрий Луценко

Источник: uguide.ru